Les commandes reçues par mail créées toutes seules dans la facturation
Une commande arrive par mail : le client, les articles et les quantités sont repris automatiquement, la facture est préparée et le tableau de suivi mis à jour.
Ordre de grandeurUne facture prête en 30 secondes au lieu de 15 minutes.
Exemple type : chaque projet est adapté à vos outils et à votre façon de travailler.
La situation de départ
Chaque matin, quelqu'un ouvre la boîte mail, recopie chaque commande dans le logiciel de facturation, puis une deuxième fois dans le tableau Excel de suivi. Une faute de frappe sur une quantité, et c'est une facture à refaire et un client à rappeler.
Ce qui change au quotidien
- Plus aucune commande recopiée à la main.
- Les erreurs de saisie disparaissent : les données viennent directement du mail.
- Le matin, les factures sont prêtes à valider plutôt qu’à taper.
Comment ça marche
La commande arrive
Le mail est repéré dès sa réception, qu'il vienne d'un formulaire du site, d'un client habituel ou d'une plateforme.
Les informations sont lues
Client, adresse, articles, quantités, date de livraison souhaitée : tout est repris, y compris depuis un bon de commande en pièce jointe.
Le client est retrouvé
S'il existe déjà dans votre logiciel, on le rattache. Sinon, la fiche est créée et vous êtes prévenu.
La facture est préparée
Elle est créée en brouillon dans votre logiciel de facturation, avec les bons tarifs. Vous n’avez plus qu’à valider.
Le suivi est à jour
La ligne correspondante apparaît dans le tableau de suivi, et l’équipe reçoit une notification.
Les garde-fous
Les factures restent en brouillon : rien n'est envoyé à un client sans validation humaine. Si une commande est illisible ou incomplète, elle est mise de côté et signalée au lieu d'être devinée.
Les outils utilisés
Vous gardez vos logiciels actuels : on les relie entre eux.
- Un enchaînement automatique (n8n ou Make) qui surveille la boîte mail
- Le logiciel de facturation que vous utilisez déjà (Pennylane, Axonaut, Sellsy…), relié par sa connexion officielle
- Google Sheets ou Excel en ligne pour le tableau de suivi
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