Les demandes entrantes triées par l'IA et transmises à la bonne personne
Demandes de devis, SAV, questions de facturation : chaque mail reçu sur l'adresse générale est lu, classé, résumé et transmis à la bonne personne.
Ordre de grandeurEnviron 4 heures par semaine récupérées sur le tri des demandes.
Exemple type : chaque projet est adapté à vos outils et à votre façon de travailler.
La situation de départ
Tout arrive sur contact@. Quelqu'un doit tout lire, comprendre de quoi il s'agit et faire suivre. Quand cette personne est absente, les demandes de devis attendent trois jours et les clients mécontents attendent aussi.
Ce qui change au quotidien
- Chaque demande est chez la bonne personne quelques minutes après son arrivée, même quand l'accueil est absent.
- Chacun lit un résumé avant d’ouvrir le mail complet.
- Plus de demande de devis oubliée au fond de la boîte de réception.
Comment ça marche
Le mail arrive sur l’adresse générale
Rien ne change pour vos clients : ils écrivent toujours au même endroit.
L'IA lit et classe la demande
Devis, SAV, facturation ou autre, avec un résumé en une phrase et le niveau d’urgence.
La demande part chez la bonne personne
Le commercial reçoit les devis, l’atelier le SAV, la comptabilité les factures. Le résumé est en tête du mail.
Un brouillon de réponse est préparé
Pour les questions simples, une réponse est proposée. Elle n’est jamais envoyée sans relecture.
Les cas douteux restent pour un humain
Quand l'IA n'est pas sûre d'elle, la demande est mise à part au lieu d'être mal aiguillée.
Les garde-fous
L'IA trie, elle ne répond pas à votre place : aucun mail ne part chez un client sans relecture. Les demandes qu'elle n'est pas sûre de classer vont dans une file « à vérifier ». On contrôle le tri ensemble les premières semaines avant de lui faire confiance.
Les outils utilisés
Vous gardez vos logiciels actuels : on les relie entre eux.
- Un modèle de langue (Claude, GPT ou Mistral si vous tenez à un hébergement européen), appelé uniquement pour lire et classer
- Un enchaînement automatique (n8n) relié à votre messagerie Gmail ou Outlook
- Un petit tableau de suivi des demandes traitées, pour vérifier le tri dans le temps
D'autres exemples
Les commandes reçues par mail créées toutes seules dans la facturation
Une commande arrive par mail : le client, les articles et les quantités sont repris automatiquement, la facture est préparée et le tableau de suivi mis à jour.
Ordre de grandeur : une facture prête en 30 secondes au lieu de 15 minutes.
Lire l'exempleLes relances de devis qui partent toutes seules
Un devis sans réponse depuis une semaine ? Une relance polie part automatiquement, signée par vous, et s'arrête dès que le client répond.
Ordre de grandeur : 100 % des relances prévues partent au bon moment, sans suivi manuel.
Lire l'exempleLe rapport mensuel prêt le 1er du mois, sans y toucher
Chiffre d'affaires, marge, devis en attente, meilleurs clients : le tableau de bord du mois arrive en PDF dans votre boîte mail le 1er à 7 h.
Ordre de grandeur : un rapport mensuel prêt en 2 minutes au lieu d’une demi-journée.
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